Importazione automatica di allegati
Importazione automatica di allegati da file-system
Jolly consente l'importazione automatica di documenti (tipicamente PDF) che sono stati su file-system da un dispositivo di scansione automatica (ad esempio: uno scanner con funzioni scan to folder.
COME VIENE ESEGUITA L'IMPORTAZIONE AUTOMATICA
L'importazione automatica viene eseguita da una applicazione di tipo servizio
(Windows service) che gira sul server in base a impostazioni che
vengono definite parte sul client (attraverso l'interfaccia di Jolly) e
parte sul server.
Tale servizio scansiona periodicamente uno o più percorsi alla ricerca dei
documenti da importare e li tratta in base ai profili di importazione definiti
su Jolly.
Per le impostazioni lato server (informazioni sul servizio e sulla sua
configurazione) vedi: "JOLLY
importazione documenti".
Per le impostazioni lato client e i profili di importazione vedi qui di
seguito.
IMPOSTAZIONI LATO CLIENT - PROFILI DI IMPORTAZIONE
E' possibile specificare uno o più profili di importazione di documenti.
Ogni profilo può trattare uno (o più) paths alla ricerca di documenti
che verranno acquisiti ed allegati ad uno specifico tipo di oggetto (esempio:
documento, anagrafica cliente, articolo, impianto, pagamento, ...).
I paths di ricerca dei documenti possono contenere:
- variabili di ambiente (lato client) che saranno risolte a cura del client prima che il path sia trasmesso al server;
- macro (lato server) che saranno risolte a cura del server (del servizio).
PARAMETRI E MODALITA' DI IMPORTAZIONE
Ogni documento importato viene collegato ad un record di una
tabella di Jolly.
Jolly è in grado di eseguire l'associazione in base ad elementi contenuti nel
nome del file.
La tabella a cui eseguire il collegamento può essere:
- determinata staticamente nel profilo di importazione oppure
- identificata automaticamente in base alla parte iniziale del nome file (il nomefile deve iniziare con uno dei codici validi: ad esempio DOC$)
La tabella può essere una delle seguenti:
- DOCUMENTI (codice: DOC$)
- ARTICOLI di documento (BA$)
- PAGAMENTI (SCP$)
- PIANO DEI CONTI (anagrafica clienti/fornitori) (PCO$)
- ARCHIVIO ARTICOLI (AA$)
Il record della tabella viene identificato in base al campo primary key oggetto collegato che viene deve essere nel seguente formato:
- può contenere liberamente testo e numeri
- la notazione [mm:nn] viene tradotta con la parte di nomefile dalla posizione mm alla posizione nn
Esempio: se il nome file è DOC$123456$XYZ.pdf, la notazione [5:10] viene tradotta con 123456
GESTIONE DEGLI ERRORI
In caso di erronea o mancata identificazione della tabella e/o del record, il
documento viene scartato e posto in una apposita cartella.
E' possibile configurare la spedizione di messaggi mail (via SMTP) per segnalare
i problemi intervenuti.