Strutture di documenti - introduzione

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Jolly consente la registrazione di documenti tra loro collegati (vedi prelievo di documenti).
Tale modalità di registrazione consente una gestione ottimale di molti flussi documentali semplici (esempio: ordine/ bolla/ fattura), ma può non essere sufficiente in casi più complessi.

Immaginiamo, a titolo di esempio, un contesto di gestione della produzione che funziona così (vedi immagine sottostante):

vi sia una commessa di produzione, dotata di distinta base che riporta il dettaglio dei componenti e delle lavorazioni richieste;
la distinta base della commessa deve essere prelevata dai documenti di scarico di magazzino dei componenti e di registrazione delle lavorazioni;
le lavorazioni possono a loro volta essere prelevate per la registrazione degli scarti di lavorazione, che a loro volta possono dare luogo a reintegri di materiale (nel caso in cui si sia deteriorato un componente della lavorazione) e/o a scarti definitivi (nel caso in cui si sia deteriorato tutto il pezzo in lavorazione, con conseguente diminuzione del la quantità complessiva da produrre);
la commessa di produzione viene scaricata da documenti di dichiarazione della produzione
intorno a questi documenti vi siano altri documenti (ad esempio: ordini di lavorazione a terzisti, fatture relative alle lavorazioni eseguite dai terzisti, documenti di carico e scarico dei componenti, eccetera) che, pur essendo importanti dal punto di vista della gestione complessiva sono purtuttavia ininfluenti dal punto di vista della produzione e sono perciò da ignorare all'interno della gestione della produzione;
eccetera eccetera eccetera.

Non è sempre facile farsi un quadro della situazione della produzione, sia perché i documenti - pur tra loro collegati - possono essere molti e risultare dispersi in una ramificazione di non sempre immediata comprensione, sia perché ogni documento deve essere considerato in un modo suo particolare (ad esempio il documento di lavorazione aumenta il numero di pezzi lavorati, lo scarto di lavorazione indica una riduzione dei pezzi lavorati , il reintegro del componente indica un aumento dei componenti residui da lavorare, lo scarto definitivo riduce il numero di pezzi residui da produrre, ...).
In particolare, in un contesto come quello illustrato, l'elaborazione di reports riepilogativi risulta essere tanto faticosa (perché deve tenere conto di moltissime variabili) quanto delicata (perché ogni minima modifica nel flusso documentale rischia di modificare e invalidare il funzionamento dei reports).

Per consentire una gestione semplice, precisa e flessibile dei flussi di documenti complessi Jolly utilizza le strutture di documenti, che offrono la possibilità di costruire dei modelli dell'albero documentale che consentono di trattare ogni documento nel modo desiderato in funzione del tipo di documento, della posizione in cui si trova, degli articoli che contiene e di tutte le altre possibili variabili significative.
Le strutture di documenti consentono di analizzare tutto l'albero documentale eseguendo delle totalizzazioni intelligenti che possono essere visualizzate direttamente oppure utilizzate all'interno di reports riepilogativi di facile creazione e manutenzione.

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