Gli allegati

Gli allegati

La gestione degli allegati consente di registrare all'interno di JOLLY documenti cartacei (via scanner) e files di ogni genere e provenienza.
E' possibile effettuare tale archiviazione associando gli oggetti archiviati ad uno dei seguenti documenti di jolly:

bulletconto, cliente, fornitore
bulletbolla, fattura, ordine
bulletriga di contabilità
bulletpagamento di tributi (F24 e simili)
bulletcommessa
bulletarticolo (archivio articoli)
bulletdocumento di Non Conformità
bulletproposta di trattamento di documento di Non Conformità
bulletcomputo metrico (progetto, capitolo, articolo)
bulletimpianto

Un uso tipico della funzionalità proposta è, ad esempio, la scannerizzazione di documenti cartacei (DDT, fatture di acquisto, documentazione tecnica, ...) e la loro registrazione in formato grafico (o in formato PDF).

Grazie alla possibilità di comporre documenti unendo dei modelli predefiniti personalizzabili (Microsoft Word e Excel) ai dati ricavati dal database o da flessibilissime finestre di dialogo personalizzate (vedi gli scripts di interrogazione) Jolly è lo strumento ideale per la creazione e la gestione di moduli come copertine di fax, documenti di relazione con clienti e fornitori, registri di protocollo, eccetera.

COME FUNZIONA LA GESTIONE DEGLI ALLEGATI

Jolly consente le seguenti operazioni:

bulletil caricamento e la registrazione all'interno di JOLLY di qualunque file;
NB: poiché JOLLY duplica integralmente l'oggetto che viene allegato, è possibile eliminare l'oggetto originale, che non è più necessario;
bulletla registrazione, attraverso lo scanner, di documenti cartacei;
bulletla creazione di documenti attraverso la modifica di modelli predefiniti di documento.

E' possibile creare diversi tipi di allegato, ciascuno destinato ad archiviare oggetti e documenti di diverso tipo.

I files vengono compressi prima di essere salvati nel database per risparmiare spazio; ciononostante è sconsigliato utilizzare regolarmente jolly per archiviare allegati molto 'pesanti' sia per evitare di appesantire inutilmente la struttura del database (si ricordi che è importantissimo eseguire regolarmente il backup del database, e che tale backup risulta tanto più impegnativo quanto maggiore è la dimensione del database) sia perché in generale è possibile trovare modalità di archiviazione di tali documenti molto più adeguate alla loro dimensione.
A titolo orientativo si dovrebbe tenere presente la seguente tabellina (i valori si riferiscono alla dimensione dell' allegato prima della compressione):

fino a 1 MB
(MB = Megabyte = ~1 milione di caratteri)
OK
da 1 a 3 MB allegato consistente
da 3 a 10 MB allegato grosso: valutare se esistono modi alternativi di archiviazione
da 10 a 30 MB allegato MOLTO grosso: valutare se esistono modi alternativi di archiviazione
oltre 30 MB allegato ENORME - sarebbe meglio evitare allegati così grossi
oltre 50 MB dimensione non gestita da JOLLY

MODALITA' DI SALVATAGGIO DEGLI ALLEGATI
Jolly prevede due differenti modalità di salvataggio degli allegati:

bulletregistrazione all'interno del database
bulletsalvataggio su file-system (via TCP server)

 

  registrazione all'interno del database registrazione su file-system (TCP server)
descrizione i files allegati vengono fisicamente salvati all'interno del database di jolly i files vengono salvati (attraverso un server TCP) su una specifica cartella (o su più cartelle), e Jolly si occupa di gestire l'indicizzazione ed il reperimento dei documenti
quando usare il meccanismo sempre, se la quantità di allegati da gestire resta sufficientemente bassa (fino a qualche decina di Mbytes per anno);
in presenza di quantità di dati superiori l'utilizzo della modalità 'file-system' diventa consigliabile ma non obbligatoria; in particolare non vi sono limiti specifici massimi nel numero/dimensione totale degli allegati 
in presenza di una quantità elevata di allegati (uno o più Gbytes per anno)
vantaggi
bulletsicurezza della disponibilità dei files allegati (perchè sono salvati all'interno del database)
bulletsemplificazione della gestione del backup (è sufficiente fare il backup del database, gli allegati essendo salvati al suo interno)
bulletsemplificazione della struttura informativa (non è necessario impostare il server TCP né altro)
bulletbackup del database molto più veloce in caso di grandi quantità di allegati
bulletpossibilità di eseguire backup incrementali degli allegati (che in certi casi costituiscono la parte prevalente dei dati di Jolly)
bulletpossibilità di salvare gli allegati su più dischi/cartelle (e non solo sul disco ove risiede il database)
bulletpossibilità di utilizzare dispositivi di memoria di massa a non elevate prestazioni per il salvataggio degli allegati
bulletpossibilità di limitare l'accrescimento della dimensione del database (con conseguenti problemi di backup/ripristino/gestione/...) 
bulletil server TCP che gestisce i files degli allegati può essere una macchina differente da quella su cui risiede il database
bulletpossibilità di accedere ai files fisici senza il tramite dell'interfaccia di Jolly
svantaggi
bulletin caso di un numero consistente di allegati la dimensione del database aumenta molto (troppo?) rapidamente
bulletstruttura informativa più complessa
bulletè necessario impostare il server TCP ed eventualmente aprire delle porte sul firewall
bulletè necessario predisporre una procedura di backup non solo per il database, ma anche per i files degli allegati
bulletindisponibilità degli allegati se il percorso di archiviazione degli stessi non è più accessibile

La modalità di salvataggio può essere definita a livello del singolo allegato, ma in generale è conveniente utilizzare le apposite impostazioni esistenti a livello di programma e soprattutto di singolo tipo di allegato.

Per abilitare la gestione del salvataggio degli allegati su cartella è necessario fare quanto segue:

bulletidentificare il TCP server ed installarvi il servizio TCP SISDOC; il TCP server normalmente è la stessa macchina su cui risiede il database, ma può anche essere una macchina differente; vedi QUI per le impostazioni del servizio TCP SISDOC
bulletsulla pagina delle impostazioni generali di Jolly assegnare il nome del server TCP (il nome del computer su cui risiede il servizio SISDOC) e la porta TCP (si consiglia di mantenere la porta standard 8090)
bulletassegnare ai tipi di allegato la modalità di salvataggio desiderata tra le seguenti:
bulletDB jolly: salvataggio esclusivo su database JOLLY
bulletdefault DB jolly: Jolly propone il salvataggio su database, ma la scelta può essere modificata a livello del singolo allegato
bulletfile-system: salvataggio esclusivo su cartella
bulletdefault file-system: Jolly propone il salvataggio su cartella, ma la scelta può essere modificata a livello del singolo allegato
bulletchiedi sempre: viene chiesto all'utente cosa fare.

 

FILE-SYSTEM: criteri e modalità di definizione della locazione di salvataggio

Nell'ambito di una gestione con salvataggio su file-system, la situazione più semplice è definire una unica locazione di salvataggio dei files salvati su file-system. Tale locazione può essere definita nella maschera di configurazione delle impostazioni generali di Jolly (linguetta allegati).

Per evitare di legare il percorso fisico di salvataggio ad una struttura fisica che potrebbe in futuro subire modifiche (ad esempio: la mappatura di un disco su una certa lettera [X:], un percorso di rete, etc.) è sempre opportuno rimappatura logica un base ad una macro locale lato server. In questo modo è possibile relativizzare il percorso fisico di salvataggio per poi - eventualmente - facilmente modificarlo in futuro qualora la struttura fisica di salvataggio (la lettera di mappatura del disco o il percorso di rete) dovessero essere modificati.
Modificando la macro locale lato server sarà infatti possibile 'girare' tutti i riferimenti al vecchio riferimento 'fisico' (ad esempio: la vecchia lettera di mappatura del disco, il vecchio percorso di rete) sul nuovo riferimento fisico (la nuova lettera di mappatura, il nuovo percorso di rete).

La locazione fisica di salvataggio dei files può essere anche definita in funzione del tipo di allegato.

FILE-SYSTEM: definizione della locazione di salvataggio in funzione dXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Di norma la locazione di salvataggio dei files degli allegati ha l'unica funzione di ospitare tali files e non è direttamente accessibile agli utenti (per evitare che possano accedere direttamente ai files e cancellarli/ rinominarli/ spostarli/ ...). Sotto particolari condizioni, tuttavia, può risultare utile che tali files vengano salvati all'interno di una struttura di cartelle già esistente ed utilizzata dagli utenti per l'archiviazione di documentazione. Ad esempio può risultare comodo che gli allegati JOLLY relativi ad ad una certa commessa vengano salvati nella cartella ove gli utenti registrano tutti i documenti relativi alla commessa. Per questo motivo, nella definizione del percorso di salvataggio, è possibile inserire uno dei seguenti indicatori che hanno la funzione di legare il percorso di salvataggio del file all'oggetto cui l'allegato si riferisce.

bullet§CMS§ codice della commessa cui l'allegato si riferisce; esempio: #PATH#\commesse\§CMS§
bullet§CMS-PATH§ valore indicato sul campo EXTRA CMS_extra_str_path_allegati per gestire il caso di percorsi non coincidenti con il codice della commessa; se il campo non esiste, è null o è blank, viene considerato il codice della commessa; esempio: #PATH#\commesse\§CMS-PATH§

POSSIBILI PROBLEMI
La flessibilità offerta dalla possibilità di salvare gli allegati su paths legati all'oggetto cui l'allegato si riferisce presenta numerose controindicazioni il cui superamento non può passare se non attraverso una buona strutturazione del file-system sistema da parte del gestore del sistema e una buona formazione degli utenti.

bulletil path non esiste: JOLLY gestisce questa situazione secondo l'apposita opzione esistente sulle opzioni generali del programma (può creare il path o rendere un errore)
bulletil nome del file viene modificato direttamente su file-system dall'utente: è una ipotesi assolutamente da evitare, JOLLY non è in grado di gestire questo problema che porta alla perdita di collegamento tra JOLLY e l'allegato; l'allegato resta accessibile esclusivamente via file-system
bulletla cartella di salvataggio su file-system viene manualmente rinominata dall'utente: JOLLY non è in grado di gestire automaticamente questo problema; una soluzione può passare attraverso l'uso (preventivo) del simbolo §CMS-PATH§
bulletil codice della commessa viene modificato dall'utente: una soluzione può passare attraverso l'uso (preventivo) del simbolo §CMS-PATH§

 

CREAZIONE DI DOCUMENTI A PARTIRE DA MODELLI PREDEFINITI
Oltre alla possibilità, sempre presente, di caricare come allegato qualunque tipo di file, Jolly propone la creazione di nuovi documenti a partire da un insieme di modelli di documento.
E' possibile diversificare i tipi di modello utilizzati da jolly in funzione del tipo di allegato, della postazione di lavoro, dell'operatore attivo: in specifico vengono utilizzati i modelli di documento referenziati nelle seguenti posizioni:

bulletmodelli specifici per ciascun tipo di allegato: devono essere indicati sulla scheda del tipo di allegato;
bulletmodelli specifici per ciascun operatore; devono essere indicati sulla scheda dell'operatore;
bulletmodelli specifici per la postazione di lavoro (legati ad esempio a particolari programmi caricati sulla postazione di lavoro): devono essere indicati sulle opzioni della postazione di lavoro;
bulletmodelli generali, validi per tutti i tipi di allegato, per tutti gli operatori, per tutte le postazioni di lavoro: devono essere indicati sulle impostazioni generali di jolly.

In ciascuna delle posizioni indicate è possibile registrare più righe, ciascuna delle quali può contenere un nome di file eventualmente dotato di percorso ed eventualmente contenente dei caratteri jolly; ad esempio:

c:\documenti\*.*
c:\programmi\j2\allegati\*.*
e:\documenti word\*.doc
x:\documenti\*.xls
\\server\c\documenti\preventivo.doc

Un livello di gestione più avanzato consente l'utilizzo di particolari modelli di documento (in formato Microsoft Word ed Excel) che vengono automaticamente precompilati con i dati del documento cui sono collegati (ad esempio: nome cognome e indirizzo di un cliente; dati di una fattura; estremi di un preventivo; eccetera). Per una descrizione dettagliata di tali funzionalità vedi: allegati in formato Microsoft Word e allegati in formato Microsoft Excel.

Pagina base del manuale di JOLLY

aggiornato il 23/01/2010

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