Gli allegati

La gestione degli allegati consente di registrare all'interno di JOLLY documenti cartacei (via scanner) e files di ogni genere e provenienza.
E' possibile effettuare tale archiviazione associando gli oggetti archiviati ad uno dei seguenti documenti di jolly:

Un uso tipico della funzionalità proposta è, ad esempio, la scannerizzazione di documenti cartacei (DDT, fatture di acquisto, documentazione tecnica, ...) e la loro registrazione in formato grafico (o in formato PDF).

Grazie alla possibilità di comporre documenti unendo dei modelli predefiniti personalizzabili (Microsoft Word e Excel) ai dati ricavati dal database o da flessibilissime finestre di dialogo personalizzate (vedi gli scripts di interrogazione) Jolly è lo strumento ideale per la creazione e la gestione di moduli come copertine di fax, documenti di relazione con clienti e fornitori, registri di protocollo, eccetera.

COME FUNZIONA LA GESTIONE DEGLI ALLEGATI

Jolly consente le seguenti operazioni:

E' possibile creare diversi tipi di allegato, ciascuno destinato ad archiviare oggetti e documenti di diverso tipo.

I files vengono compressi prima di essere salvati nel database per risparmiare spazio; ciononostante è sconsigliato utilizzare regolarmente jolly per archiviare allegati molto 'pesanti' sia per evitare di appesantire inutilmente la struttura del database (si ricordi che è importantissimo eseguire regolarmente il backup del database, e che tale backup risulta tanto più impegnativo quanto maggiore è la dimensione del database) sia perché in generale è possibile trovare modalità di archiviazione di tali documenti molto più adeguate alla loro dimensione.
A titolo orientativo si dovrebbe tenere presente la seguente tabellina (i valori si riferiscono alla dimensione dell' allegato prima della compressione):

MODALITA' DI SALVATAGGIO DEGLI ALLEGATI
Jolly prevede due differenti modalità di salvataggio degli allegati:

La modalità di salvataggio può essere definita a livello del singolo allegato, ma in generale è conveniente utilizzare le apposite impostazioni esistenti a livello di programma e soprattutto di singolo tipo di allegato.

Per abilitare la gestione del salvataggio degli allegati su cartella è necessario fare quanto segue:

CREAZIONE DI DOCUMENTI A PARTIRE DA MODELLI PREDEFINITI
Oltre alla possibilità, sempre presente, di caricare come allegato qualunque tipo di file, Jolly propone la creazione di nuovi documenti a partire da un insieme di modelli di documento.
E' possibile diversificare i tipi di modello utilizzati da jolly in funzione del tipo di allegato, della postazione di lavoro, dell'operatore attivo: in specifico vengono utilizzati i modelli di documento referenziati nelle seguenti posizioni:

In ciascuna delle posizioni indicate è possibile registrare più righe, ciascuna delle quali può contenere un nome di file eventualmente dotato di percorso ed eventualmente contenente dei caratteri jolly; ad esempio:

Un livello di gestione più avanzato consente l'utilizzo di particolari modelli di documento (in formato Microsoft Word ed Excel) che vengono automaticamente precompilati con i dati del documento cui sono collegati (ad esempio: nome cognome e indirizzo di un cliente; dati di una fattura; estremi di un preventivo; eccetera). Per una descrizione dettagliata di tali funzionalità vedi: allegati in formato Microsoft Word e allegati in formato Microsoft Excel.