Allegati

Gli allegati

La gestione degli allegati consente di registrare all'interno di JOLLY documenti cartacei (via scanner) e files di ogni genere e provenienza.
E' possibile effettuare tale archiviazione associando gli oggetti archiviati ad uno dei seguenti documenti di jolly:

Un uso tipico della funzionalità proposta è, ad esempio, la scannerizzazione di documenti cartacei (DDT, fatture di acquisto, documentazione tecnica, ...) e la loro registrazione in formato PDF (o grafico).

Grazie alla possibilità di comporre documenti unendo dei modelli predefiniti personalizzabili (Microsoft Word e Excel) ai dati ricavati dal database o da flessibilissime finestre di dialogo personalizzate (vedi gli scripts di interrogazione) Jolly è lo strumento ideale per la creazione e la gestione di moduli come copertine di fax, documenti di relazione con clienti e fornitori, registri di protocollo, eccetera.

COME FUNZIONA LA GESTIONE DEGLI ALLEGATI

Jolly consente le seguenti operazioni:

E' possibile creare diversi tipi di allegato, ciascuno destinato ad archiviare oggetti e documenti di diverso tipo.

I files vengono compressi prima di essere archiviati nel database per risparmiare spazio; ciononostante è sconsigliato utilizzare regolarmente jolly per archiviare allegati molto 'pesanti' sia per evitare di appesantire inutilmente la struttura del database (si ricordi che è importantissimo eseguire regolarmente il backup del database, e che tale backup risulta tanto più impegnativo quanto maggiore è la dimensione del database) sia perché in generale è possibile trovare modalità di archiviazione di tali documenti molto più adeguate alla loro dimensione.
A titolo orientativo si dovrebbe tenere presente la seguente tabella (i valori si riferiscono alla dimensione dell' allegato prima della compressione):

fino a 1 MB
(MB = Megabyte = ~1 milione di caratteri)		 OK
da 1 a 3 MB allegato consistente
da 3 a 10 MB allegato grosso: valutare se esistono modi alternativi di archiviazione
da 10 a 30 MB allegato MOLTO grosso: valutare se esistono modi alternativi di archiviazione
oltre 30 MB allegato ENORME - sarebbe meglio evitare allegati così grossi
oltre 50 MB dimensione non gestita da JOLLY

MODALITA' DI ARCHIVIAZIONE DEGLI ALLEGATI
Jolly prevede due differenti modalità di archiviazione degli allegati:

archiviazione all'interno del database archiviazione su file-system (TCP server)
descrizione i files allegati vengono fisicamente archiviati all'interno del database di jolly i files vengono archiviati (attraverso un server TCP) su una specifica cartella (o su più cartelle), e Jolly si occupa di gestire l'indicizzazione ed il reperimento dei documenti
quando usare il meccanismo sempre, se la quantità di allegati da gestire resta sufficientemente bassa (fino a qualche decina di Mbytes per anno);
in presenza di quantità di dati superiori l'utilizzo della modalità 'file-system' diventa consigliabile ma non obbligatoria; in particolare non vi sono limiti specifici massimi nel numero/dimensione totale degli allegati 		 in presenza di una quantità elevata di allegati (uno o più Gbytes per anno)
vantaggi
  • sicurezza della disponibilità dei files allegati (perchè sono archiviati all'interno del database)
  • semplificazione della gestione del backup (è sufficiente fare il backup del database, gli allegati essendo archiviati al suo interno)
  • semplificazione della struttura informativa (non è necessario impostare il server TCP né altro)
  • backup del database molto più veloce in caso di grandi quantità di allegati
  • possibilità di eseguire backup incrementali degli allegati (che in certi casi costituiscono la parte prevalente dei dati di Jolly)
  • possibilità di archiviare gli allegati su più dischi/cartelle (e non solo sul disco ove risiede il database)
  • possibilità di utilizzare dispositivi di memoria di massa a non elevate prestazioni per l'archiviazione degli allegati
  • possibilità di limitare l'accrescimento della dimensione del database (con conseguenti problemi di backup/ripristino/gestione/...) 
  • il server TCP che gestisce i files degli allegati può essere una macchina differente da quella su cui risiede il database
  • possibilità di accedere ai files fisici senza il tramite dell'interfaccia di Jolly
svantaggi
  • in caso di un numero consistente di allegati la dimensione del database aumenta molto (troppo?) rapidamente
  • struttura informativa più complessa
  • è necessario impostare il server TCP ed eventualmente aprire delle porte sul firewall
  • è necessario predisporre una procedura di backup non solo per il database, ma anche per i files degli allegati
  • indisponibilità degli allegati se il percorso di archiviazione degli stessi non è più accessibile

La modalità di archiviazione può essere definita a livello del singolo allegato, ma in generale è conveniente utilizzare le apposite impostazioni esistenti a livello di programma e soprattutto di singolo tipo di allegato.

Per abilitare la gestione dell'archiviazione degli allegati su file-system è necessario fare quanto segue:

L'assegnazione della modalità default di archiviazione può essere definita (in ordine discendente) a livello dello specifico tipo di allegato, a livello della postazione di lavoro o a livello delle impostazioni generali di Jolly.

FILE-SYSTEM: criteri e modalità di definizione della locazione di archiviazione

Nell'ambito di una gestione con archiviazione su file-system, la situazione più semplice è definire una unica locazione di archiviazione. Tale locazione può essere definita nella maschera di configurazione delle impostazioni generali di Jolly (linguetta allegati).

Per evitare di legare il percorso fisico di archiviazione ad una struttura fisica che potrebbe in futuro subire modifiche (ad esempio: la mappatura di un disco su una certa lettera [X:], un percorso di rete, etc.) è sempre opportuno rimappatura logica un base ad una macro locale lato server. In questo modo è possibile relativizzare il percorso fisico di archiviazione per poi - eventualmente - facilmente modificarlo in futuro qualora la struttura fisica dei supporti di archiviazione (la lettera di mappatura del disco o il percorso di rete) dovessero essere modificati.
Modificando la macro locale lato server sarà infatti possibile 'girare' automaticamente tutti i riferimenti al vecchio riferimento 'fisico' (ad esempio: la vecchia lettera di mappatura del disco, il vecchio percorso di rete) sul nuovo riferimento (la nuova lettera di mappatura, il nuovo percorso di rete).

La locazione fisica di archiviazione dei files può essere anche definita in funzione del tipo di allegato.

FILE-SYSTEM: risoluzione dinamica della locazione di

Di norma la locazione di archiviazione dei files degli allegati di Jolly ha l'unica funzione di ospitare tali files e non è direttamente accessibile agli utenti (per evitare che possano cancellare/ rinominare/ spostare/ ... tali files). Sotto particolari condizioni, tuttavia, può risultare utile che tali files vengano archiviati all'interno di una struttura di cartelle già esistente ed utilizzata dagli utenti per l'archiviazione di documentazione. Ad esempio può risultare comodo che gli allegati JOLLY relativi ad una certa commessa vengano archiviati nella cartella ove gli utenti registrano tutti i documenti relativi alla commessa. Per questo motivo, nella definizione del percorso di archiviazione, è possibile inserire uno dei seguenti simboli che hanno la funzione di definire dinamicamente il percorso di archiviazione del file in funzione dell'oggetto cui si riferisce.

NB: i simboli vengono salvati all'interno del percorso di archiviazione dell'allegato, e vengono interpretati ogni volta che vi sia la necessità di accedere all'allegato. (Ciò implica che la modifica del codice della commessa può comportare la 'perdita' di allegati già salvati perchè alla successiva riapertura il path utilizzato terrà conto del nuovo codice di commessa).

POSSIBILI PROBLEMI
La flessibilità offerta dalla definizione dinamica del path di archiviazione degli allegati presenta numerose controindicazioni il cui superamento non può passare se non attraverso una buona strutturazione del file-system da parte del gestore del sistema e una buona formazione degli utenti.

CREAZIONE DI DOCUMENTI A PARTIRE DA MODELLI PREDEFINITI
Oltre alla possibilità, sempre presente, di caricare come allegato qualunque tipo di file, Jolly propone la creazione di nuovi documenti a partire da un insieme di modelli di documento.
E' possibile diversificare i tipi di modello utilizzati da jolly in funzione del tipo di allegato, della postazione di lavoro, dell'operatore attivo: in specifico vengono utilizzati i modelli di documento referenziati nelle seguenti posizioni:

In ciascuna delle posizioni indicate è possibile registrare più righe, ciascuna delle quali può contenere un nome di file eventualmente dotato di percorso ed eventualmente contenente dei caratteri jolly; ad esempio:

c:\documenti\*.*
c:\programmi\j2\allegati\*.*
e:\documenti word\*.doc
x:\documenti\*.xls
\\server\c\documenti\preventivo.doc

Un livello di gestione più avanzato consente l'utilizzo di particolari modelli di documento (in formato Microsoft Word ed Excel) che vengono automaticamente precompilati con i dati del documento cui sono collegati (ad esempio: nome cognome e indirizzo di un cliente; dati di una fattura; estremi di un preventivo; eccetera). Per una descrizione dettagliata di tali funzionalità vedi: allegati in formato Microsoft Word e allegati in formato Microsoft Excel.

Pagina base del manuale di JOLLY